אריה עמית – יועץ אסטרטגי ניהולי וחבר נשיאות הלשכה
מקור: McKinsey Digital
כל מנהל IT מתמודד עם יישום תוכניות טכנולוגיות גדולות. למעשה, שתיים מתוך שלוש תוכניות גדולות חורגות באופן קבוע מהתקציבים הראשוניים, מפספסות את הערכות לוחות הזמנים ואת השגת היעדים והיתרונות העסקיים, לרוב בפערים משמעותיים.
מחקרים מצאו כי 25 עד 40 אחוז מהתוכניות חורגות מהתקציב או לוחות הזמנים שלהם ביותר מ -50 אחוזים. שיעור כישלונות זה פוגע בעסק מכיוון שלתוכניות גדולות יש חשיבות קריטית בדרך כלל - למשל מודרניזציה של מערכות ליבה מרכזיות, אינטגרציה של מערכות מידע מרובות כדי לאפשר תובנות תפעוליות טובות יותר ועוד.
שיעור כישלונות זה לא חייב להיות הנורמה. מספר שיטות וטכנולוגיות דיגיטליות חדשות שהופיעו בשנים האחרונות יכולות לשפר באופן דרמטי את יישומי התוכניות הגדולות. בשילוב עם פרקטיקות ניהוליות ומשילות ניתן להתמודד ביעילות עם המורכבות העצומה של תוכניות טכנולוגיות גדולות, אחוזי ההצלחה יכולים להגיע אפילו עד 90 אחוזים ומעלה
מה מניע את שיעורי הכישלון?
אם נשאל את מנהלי ה IT/מנהלי הטכנולוגיות, סביר להניח שנקבל תשובות שונות ומגוונות, החל מיעדים לא ברורים וכלה בניהול שינויים לא יעיל, יכולות צוות לקויות או תקלות של הספקים. יש שיצביעו על אג'נדה אישית מוגזמת, או החלטה שגויה בבחירת הפלטפורמה או קבלת החלטות שגויה. במובנים רבים זה משקף את המציאות האמיתית של תוכניות יישום טכנולוגיות גדולות, שהן מורכבות ביותר וזה לא אמור להפתיע, מנהלי הטכנולוגיה ממעיטים לעיתים בהיקף ובעומק המורכבות הזו. מסיבה זו, ישנה נטייה טבעית בקרב מנהלי ה- IT להסתפק בתיקונים פשוטים, מציאת מערכות מן המדף, אינטגרטורים ועוד, כדי שניתן יהיה לפתור את הרוב המכריע של בעיות התוכניות הגדולות שלהם.
כדי להצליח חשוב שהמנהלים יכירו מספיק במורכבות. בפועל, פירוש הדבר לנהוג בביצוע מעולה לפי עשרה תחומים (תרשים). כל אחד מתחומים אלה הנו נושא משמעותי בפני עצמו, הדורש מיומנויות ויכולות צולבות לביצוע יעיל.
אך המאמץ העיקרי הוא כיצד לאזן בין המורכבות הגדולה של התוכנית לבין הצורך המעשי להתקדם. פגיעה במאזן זה בהצלחה מחייבת ארגונים לתעדף בין חמישה לעשרה גורמי הצלחה לכל אחד מעשרת התחומים ולפתח יכולות ניהול תוכניות גדולות בהתאם. ניהול פרויקטים מסורתי פשוט אינו תלוי במורכבות של ניהול מספר רב של תהליכי עבודה התלויים זה בזה, הצורך בשליטה טכנית בתחומים רבים, והחשיבות בהתאמת משתנים תלויים רבים במהלך השינויים והאתגרים הבלתי נמנעים של תוכנית בקנה מידה כזה.
לדוגמא, הכשרה של מנהלי פרויקטים מסורתיים מלמדת מנהלים לפתח ציר זמן רציף ומדויק של פעולות מתחילת הפרויקט ועד סופו ואז להתנהל בקפדנות כנגד פעולות אלה. עבור תוכניות גדולות ומורכבות זו הופכת במהירות למשימה בלתי אפשרית, וכמות העבודה והעיבוד הדרושים ליצירת רמת פירוט זו אינם שווים את המאמץ. בעוד שתוכניות גדולות עדיין זקוקות ללוחות זמנים משולבים, הן לא צריכות להעמיד פנים שהכל הסתדר מראש. בגלל יחסי הגומלין והתלות בין תחומים (הארכיטקטורה, למשל, תלויה באסטרטגיית המקור, ואסטרטגיית המקור תלויה בארכיטקטורה), ניתן לנהל את המורכבות ביעילות רק על ידי עבודה דרך התחומים באופן איטרטיבי ובמקביל, לא על ידי הנחת כל צעד אפשרי מראש.
תרשים מקור: McKinsey Digital
שש פעולות שעושות את ההבדל הגדול
הסיכויים לביצוע מוצלח של תוכניות יישום טכנולוגיות גדולות, גדלים משמעותית כאשר המנהלים נוקטים שש פעולות ספציפיות. ארבע מהן משתמשות ביכולות דיגיטליות חדשות, בעוד השתיים האחרות הן גישות מוכחות וותיקות אבל לעיתים קרובות מוזנחות.
הגישות דיגיטליות
שימוש בשיטות אג'יליות נבחרות המתמקדות בצוותים קטנים-פונקציונליים העובדים בספרינטים באמצעות מחזורי בדיקה-ולמידה פעילים עם שותפים וספקים קטנים ויציבים. אלה מאפשרים השגת תוצאות מדהימות לתוכנית, ששיפרו את מהירות המסירה ואת התפוקה, עם חוויית משתמש משופרת באופן מסיבי ומהדורה ראשונה בתוך חודשים ולא שנים.
תכנון הצרכים בעזרת חשיבה עיצובית. תוכניות גדולות רבות עשויות לעמוד בדרישות אך לא להתאים לצרכי המשתמש. תוכניות גדולות מצליחות משתמשות בחשיבה עיצובית (Design Thinking) - שיטה לפתרון בעיות המעוגנת בצרכי משתמשי הקצה - עבור תוכניות גדולות, חשיבה עיצובית מתחילה עם חשיפת צרכי המשתמש כבר בהתחלה, בדרך כלל באמצעות שילוב של מחקר שדה כמותי ואיכותי. מאמצים אלה מייצרים תמונה ברורה של האופן שבו אנשים משתמשים בשירות או במוצר ומאפשרים מעורבות משתמשים קבועה לאורך כל מהלך התוכניות – ובהמשך אישור אבות טיפוס ובדיקות קבלה. כך מבטיחים שהתוכנית שומרת על התאמה לצרכי המשתמש לאורך זמן.
שימוש בשירותים מבוססי ענן. רוב המנהלים עדיין נוטים להפחית ביתרונות של הענן ביעילות ניהול התשתיות. היכולות, הרכיבים והשירותים שמציעים ספקי שירותי ענן רבים ,(CSP) לעומת זאת, מאפשרים לחברות המנהלות יישומים בתכניות גדולות לחדש הרבה יותר מהר ולהגיע לשוק מהר יותר באמצעות מתן סביבה מהירה ודרכים פשוטות יותר לבניית אבות טיפוס או לבחינת פתרונות חדשים. עבור תוכניות גדולות, על המנהלים להעריך באופן שיטתי כיצד לנצל את הענן בצורה הטובה ביותר. בחירת פיתרון תוכנה כשירות (SaaS), למשל, יכולה למנוע מאמץ של בנייה מותאמת אישית ויכולה לגרום להשגת הפיתרון הטוב ביותר בשוק שקל יותר לתחזק אותו. או מינוף של פתרון פלטפורמה כשירות (PaaS) יכול לאפשר פרודוקטיביות רבה יותר של מפתחים וגישה למערכת של אלפי שירותים חדשניים.
שימוש בארכיטקטורה מודולרית להגברת הגמישות והתחרות בין הספקים. ארגונים רבים עוברים לארכיטקטורות גמישות יותר, כגון מיקרו-שירותים. מהלך זה לא רק יוצר יישומים לטווח ארוך ויותר "עמידים לעתיד" אלא גם מאפשר לחברות להשתמש באסטרטגייה של מגוון ספקים שניתן להחליף ביניהם לפי הצורך במקום התבססות על ספק יחיד
הגישות המוכחות
השמת אנשי צוות עם ניסיון רב-תכניתי מוכח. בהתחשב במורכבות יישומי התוכניות הגדולים, חיוני שיהיו אנשים שכבר עשו אותם, או משהו דומה. מנהלי IT מנסים לטפל בבעיה זו באופן טבעי על ידי גיבוש צוות של האנשים הטובים ביותר שהם יכולים למצוא. אך כדי להבטיח שצוות זה יטפל בפערי הכישרון שלהם נדרשת הערכה כנה של הכישרון הקיים של הצוות ונכונות להביא את האנשים הנכונים, בין אם באמצעות העסקתם ובין אם התקשרות עם שותפים ספקים. זה יכול לקחת זמן רב, אבל זה הכרחי.
נדרשת אגרסיביות בניהול השינויים ולוחות הזמנים הנחוצים. כל תוכנית בסדר גודל זה עומדת להיתקל בבעיות. כאשר זה קורה,אנשי ה IT וצוות המנהלים מנתחים את הבעיה וממליצים על תיקון. אך התערבויות אלו לרוב אינן אגרסיביות מספיק בכדי להגיע לשורש הבעיה. זה מובן, מכיוון שהתוכניות האלה מורכבות כל כך. המערכות המרובות שלהם תלויות זו בזו יכולות להקשות הן על איתור מקור הנושאים והן על גיוס המאמץ המשמעותי לרוב הדרוש בכדי לתקן את התיקון. עם זאת, חוסר נכונות להודות - או חוסר היכולת להבין - שהנושאים מורכבים יותר ודורשים יותר עבודה מהצפוי פירושו שהבעיות נמשכות ולעיתים קרובות מחמירות. המחקר ברור למדי בנקודה זו. חריגות עלויות מוקדמות ותזמון מוקדם, בסופו של דבר, הרבה יותר גרועות ברוב התוכניות, ולעתים קרובות עולות כפול מהצפוי - וזאת למרות ההתערבויות של מנהלי התוכניות
ארגונים יכולים להצליח בהשקעות הטכנולוגיות החשובות ביותר שלהם - אם הם שולטים במגוון רחב של גורמי הצלחה, מנצלים את הטכניקות הדיגיטליות החדשות כדי להבטיח את המסירה ולהבטיח שיש להם את היכולות הנכונות כבר מההתחלה.
