מאת: מורלי שי | מנמ"רית גלובלית בחברת STK Stockton
אחד האתגרים הכי חשובים של המנמ"ר בעידן הדיגיטלי הוא לוודא שהמידע של הארגון מנוהל במערכות המידע המתאימות ביותר ומונגש לבעלי העניין בצורה מדויקת, על מנת שהמחלקות יוכלו לקבל ערך. אחרת, הבלאגן חוגג. ניקח לדוגמא ניהול של חברה גלובלית עם עשרות חברות בנות שפועלות ומוכרות ברחבי העולם. ההנהלה תרצה לדעת בכל רגע נתון מהם נתוני המכירות, מהן ההוצאות הצפויות, איפה החברה כולה עומדת ביחס לתקציב השנתי, מחלקת הכספים צריכה לדעת כיצד יראה התזרים, מחלקת התפעול צריכה להיערך להזמנות החדשות מבחינת הייצור, המלאי והשילוח, חברות הבנות צריכות לדעת איפה הן עומדות מבחינת הביצועים, מחלקת משאבי אנוש תרצה לדעת נתונים מדויקים על מצבת העובדים הגלובלית, ועוד.
ברגע שכל חברת בת בעולם מנהלת את המידע התפעולי שלה במערכת מקומית מנותקת, או באקסלים, המידע פשוטו כמשמעו - מנותק. לא זורם הלאה, לא נגיש, לא "חי", ואז בהכרח לא מדויק מנקודת זמן אחת לאחרת. תארו לכם סיטואציה שבה בישיבות ההנהלה הקבועות במטה לסמנכ"ל מכירות ולסמנכ"ל כספים יש נתוני מכירות שונים, נתוני מלאי שונים. והרי זה טבעי – שכן ברגע שהמידע לא זמין לכולם, אלא מנוהלoffline אצל משתמשים שונים במקומות שונים בעולם, מישהו צריך לחכות במטה כדי לקבל את המידע (במייל, בזמן?), לאחד אותו עם שאר המקורות והחברות, לעשות עליו מניפולציות ידניות כדי להתאים אותו לפורמט אחיד של דוח/מצגת, וכל זה מהווה מצע אידאלי לטעויות אנוש.
אז איך עושים את המעבר מריבוי מקורות מידע מנותקים אחד מהשני, אקסלים מפוזרים, כפילויות של דטה וכו' למצב שבו כל המידע של הארגון מסודר, מהימן, נמצא במקום אחד וזמין לכולם בקליק? באמצעות מערכות מידע נכונות.
להלן שלושת הערכים שמנחים אותי בהקמת מערכת מידע חדשה לארגון, מכל סוג שהיא:
1. המידע צריך להיות אחיד, מנורמל – כולם מדברים באותה שפה
2. המידע צריך להיות שקוף למשתמשים ונגיש online (כמובן לפי הרשאות)
3. יש רק מקור נתונים אחד לכל סוג מידע
השלב הראשון הוא להחליט שעושים את זה. קודם כל צריך להבין שמדובר בתהליך, קרוב לוודאי שיהיה מורכב, זה ידרוש שינוי מהעובדים, זה ידרוש הגדרה מסודרת של תהליכי עבודה, קבלת החלטות, תהליכי חינוך משתמשים. וההנהלה חייבת לתמוך ולגבות. יש להתמסר ולהתחייב לתהליך.
השלב השני הוא ללמוד את הבלאגן – לחקור, לבדוק, למפות את כל מקורות המידע הקיימים כיום. לחפור מטה כמה שיותר. לשאול, לשאול, ושוב לשאול. להבין את התמונה במלואה, מורכבת ככל שתהיה.
השלב השלישי הוא להבין את תהליכי העבודה הקיימים כיום, איזה מידע עובר בכל שלב, מי משתתף בתהליך, מה חסר בתהליך, להבין טוב טוב איפה כל משתמש מתקשה, היכן צווארי הבקבוק, היכן המקומות הטריקיים, הקריטיים, המסורבלים, והטובים. מה כל משתמש היה רוצה לשמר או לשפר. פה חייבים להקשיב, כישורים פסיכולוגים – יתרון .
השלב הרביעי יהיה להגדיר תהליכי עבודה נדרשים יחד עם בעלי התפקידים הרלוונטיים. תהליכים ברורים ומפורטים. יכול מאד להיות שהם יהיו שונים מהקיים, במעט או לחלוטין, מה שבטוח – הם יהיו משופרים. מי יוזם, מי מנהל, מי אוכף, מה קודם למה, איזה מידע מנהלים ואיפה. היזהרו מלהגדיר תהליכים מסורבלים מדי, keep it simple ככל שניתן. אזהרה – זהו שלב קבלת ההחלטות הקשה ביותר. וללא תוצר ברור והגיוני יהיה קשה מאד ליישם בהמשך.
הגענו לשלב החמישי – בחירת המערכת/פלטפורמה/כלי. מוצר מדף? פיתוח מאפס מותאם? אינטרגציות נדרשות? ממשקים? מה התקציב שעומד לרשותנו? יתרונות וחסרונות, מה נקבל ועל מה נוותר, לוחות זמנים לפיתוח/ישום. ספקים מומלצים - בחרו באנשים שאתם סומכים עליהם ואוהבים לעבוד איתם, בסופו של דבר הכל זה ההון האנושי, גם בצד הספק. וודאו שהם גם יודעים להקשיב, הפעם לכם.
שלב שישי – משא ומתן מול הספקים – סגירת התנאים – עלות ראשונית , עלות הטמעה, עלות תחזוקה, עלות תמיכה, לוחות זמנים, אבני דרך לתשלום, תנאי תשלום, SLA, הצוות.
שלב שביעי – יוצאים לדרך. אני מאמינה שצריך לשקף את התהליך. ליידע. בסך הכל הפרויקט הוא פרויקט משותף. ישיבות סטטוס עם בעלי הענין על התקדמות הפרויקט הן קריטיות להצלחתו. סביר להניח שיהיו עיכובים, יכולים לצוץ דברים שלא חשבנו עליהם או שהמציאות/דרישות השתנו/התעדכנו, לשים לב לעלויות חדשות שלא נלקחו בחשבון ולהרים דגלים. לשתף. חשוב לשמור על גמישות מחשבתית - אל תתאהבו באפיון המקורי שלכם, אם צריך לעשות שינוי – תעשו אותו. זכרו שהמטרה היא שהתוצר הסופי ישרת בצורה הטובה ביותר את המשתמשים שלכם ואת הצרכים שלהם, שעלולים להשתנות לאורך הדרך. אם ישנם אילוצי זמנים אפשר להחליט על שלבים נפרדים בהטמעה/בפיתוח ולהכריז על שלב א', שלב ב' ומה כל שלב יכלול.
שלב שמיני – הטמעה. מוכנים? זהו שלב ההצגה, It’s show time. פה המקום לרתום את המשתמשים אליכם ולהראות להם שאתם פה בשבילם. שכל המאמץ שהושקע היה בשבילם. לכנס את כולם ולהסביר בפשטות למה זה נעשה, איך ומה נעשה, מה היתרונות שהם הולכים לקבל. להסביר את התהליך החדש, את הרציונל. אפשר לשתף בקשיים שהיו במהלך הדרך ואיך התגברתם עליהם. להדריך בסבלנות. לשמור תמיד על ראש פתוח כדי לשמוע ריג'קטים מהשטח, להקשיב לכולם, לא לבטל אף קול. אם ישנם שלבים בהטמעה/פיתוח/עליה לאוויר – להסביר אותם ולשקף את תמונת המצב ואת המשך הדרך. יהיו פה התנגדויות. המפתח הוא להקשיב עד הסוף באמת, ולהסביר חזרה. לרכוש את אמונם.
שלב תשיעי – ליווי לאחר עליה לאוויר. מערכת מידע שלא משתמשים בה היא מערכת שנכשלה. יש לוודא שהשימוש במערכת מבוצע נכון, שהתהליכים זורמים, לשאול איפה אפשר לשפר, להיות בבקרה כל הזמן. להדריך שוב אם צריך. גם פה חייבים להקשיב בפתיחות ולשמור על ראש פתוח לשינויים, התאמות או תוספות נדרשות. כחלק מתהליך חינוך המשתמשים וניהול השינוי – בעלי התפקידים הרלוונטים/ההנהלה צריכים להיות מעורבים ולפעול בהתאם לדרכי העבודה החדשות שנקבעו.
תהליך מהפכני שכזה יכול להיות מורכב, ארוך ומאתגר. אך התוצרים שלו יהיו ברורים, מדידים, מורגשים ובעלי משמעות גדולה. אין תחושת סיפוק גדולה יותר מליצור יש מאין. מלדעת שיצרנו מוצר שעושים בו שימוש ושהוא משפר את תהליכי העבודה של המשתמשים. הדבר הכי אהוב עליי בעשיה הזו היא לייצר מערכת חדשה שהופכת להיות המערכת המרכזית והיחידה, הקריטית, ושהמשתמשים לא מבינים איך הסתדרו קודם בלעדיה.
