ערך: אריה עמית | חבר נשיאות הלשכה
ניהול שינויים הוא תהליך של הובלה, תמיכה ואפשרות לאנשים לאמץ דרכי עבודה וחשיבה חדשות. אחד ההיבטים המאתגרים ביותר של ניהול שינויים הוא ליישם תוכנית לשינוי תרבות הנותנת מענה לצרכים של רמות ארגוניות שונות. תוכנית לשינוי תרבות היא מפת דרכים אסטרטגית המגדירה את ההתנהגויות, הערכים והנורמות הרצויות שיתמכו בחזון ובמטרות השינוי. במאמר זה תלמדו כיצד ליצור ולהוציא לפועל תוכנית לשינוי תרבות המתחשבת בנקודות המבט והציפיות של מנהלים בכירים, מנהלי ביניים ועובדים.
העריכו את התרבות הנוכחית
לפני שנוכל לעצב תוכנית לשינוי תרבות, עלינו להבין את המצב הנוכחי של תרבות הארגון שלנו. אנחנו יכולים להשתמש בשיטות שונות כדי להעריך את התרבות, כגון סקרים, ראיונות, קבוצות מיקוד, תצפיות וביקורות. מטרת ההערכה היא לזהות את החוזקות והחולשות של התרבות, את הפערים בין התרבות הנוכחית והרצויה ואת החסמים הפוטנציאליים ומאפשרי השינוי. כדאי גם לערב רמות שונות של בעלי עניין בתהליך ההערכה, כדי לקבל את התובנות והמשוב שלהם על התרבות והשינוי.
אלו השאלות שמנהלים חייבים לשאול לפני יישום השינוי- האם ברור לנו איזו בעיה אנחנו פותרים עם השינוי? האם יש לנו חזון ברור לשינוי? אילו מדיניות, תהליכים ותפקידים חייבים לשנות? ואיך, מי הבעלים של השינוי? איך נמדוד הצלחה?
הגדירו את התרבות הרצויה
השלב הבא הוא הגדרת התרבות הרצויה שתתמוך ביוזמת השינוי ותיישר קו עם החזון והערכים של הארגון. עלינו לנסח את ההתנהגויות, הערכים והנורמות הספציפיות שאנחנו רוצה לראות בארגון שלנו, וכיצד הם יתרמו לתוצאות השינוי. עלינו גם להעביר את היתרונות והרציונל של התרבות הרצויה לרמות שונות של בעלי העניין, ולהתייחס לכל דאגה או שאלה שיש להם. ניתן להשתמש בכלים שונים כדי להגדיר את התרבות הרצויה, כגון הצהרות חזון, הצעות ערך, סיפורים וסמלים.
לפתח תוכנית לשינוי תרבות
לאחר שהגדרנו את התרבות הרצויה, הגיע הזמן לפתח תוכנית לשינוי תרבות המתארת את הפעולות, המשאבים ולוחות הזמנים הדרושים להשגתה. התוכנית שלנו צריכה לכלול יעדים ספציפיים ואפשריים וניתנים למדידה, גישות ושיטות מפתח ליישום השינוי, שלבים קונקרטיים ומעשיים לביצוע האסטרטגיות, התפקידים והאחריות עבור המעורבים בתהליך, תוכנית תקשורת ליידע ולערב את בעלי העניין, וכן מערכת הערכה למעקב אחר ההתקדמות וההשפעה.
לערב ולהעצים את בעלי העניין
שינוי תרבות מוצלח דורש השתתפות פעילה ומחויבות של רמות שונות של בעלי עניין. כדי לעסוק ולהעצים אותם, עלינו לערב אותם בתהליך התכנון וקבלת ההחלטות, להבטיח שיש להם מידע, הכשרה ותמיכה נאותים. בנוסף, להכיר ולתגמל את התרומות וההישגים שלהם, להתמודד עם הדאגות והאתגרים שלהם, וליצור תחושת בעלות ואחריות על שינוי התרבות.
לחזק ולקיים את התרבות החדשה
השלב האחרון הוא לחזק ולתחזק את התרבות החדשה על ידי התאמת מדיניות, תהליכים ומערכות ארגוניות לתרבות החדשה, והסרת כל חוסר עקביות או סתירות. חשוב לחגוג ולשתף את ההצלחות של תהליך שינוי התרבות, כמו גם הערכה ובדיקה מתמשכת שלו. בנוסף, יש לעודד טיפוח תרבות של חדשנות ולמידה, וכן להטמיע את התרבות החדשה בזהות הארגונית. כל השלבים הללו חיוניים להפיכת התרבות החדשה לחלק מהעבודה והחיים היומיומיים.
כיצד ניתן לפתח תוכנית לשינוי תרבות המתייחסת לדינמיקה של כוח בעלי עניין וליחסים?
שינוי תרבות הוא תהליך מורכב ומאתגר הדורש חזון ברור, מחויבות חזקה ותוכנית אסטרטגית. אבל זה כרוך גם בהבנה והתייחסות לדינמיקת הכוח וליחסים בין בעלי העניין השונים המושפעים או יכולים להשפיע על השינוי. בהמך המאמר תלמדו כיצד לפתח תוכנית לשינוי תרבות המתחשבת בגורמים אלו ועוזרת לכם לבנות אמון, יישור קו ושיתוף פעולה בין מחזיקי העניין שלכם.
העריכו את מחזיקי העניין שלכם
לפני שנעצב את תוכנית שינוי התרבות שלנו, עלינו לזהות ולנתח את בעלי העניין שלנו. בעלי העניין הם כל אדם או קבוצה שיש להם חלק בתוצאות השינוי, כגון עובדים, לקוחות, ספקים, שותפים, רגולטורים או מתחרים. אנחנו צריכים להבין את הצרכים, הציפיות, האינטרסים וההתנגדות הפוטנציאלית שלהם לשינוי. אנחנו יכולים להשתמש בכלים כגון מיפוי בעלי העניין, מטריצת כוח-אינטרסים או ניתוח בעלי עניין כדי לסווג את בעלי העניין שלנו על סמך רמת הכוח והעניין שלהם בשינוי, ולקבוע כיצד להפעיל אותם ביעילות.
תקשרו את החזון והמטרות שלכם
ברגע שיש לנו תמונה ברורה של בעלי העניין שלנו, אנחנו צריכים לתקשר את החזון והיעדים שלנו לשינוי התרבות. החזון שלנו צריך לתאר את המצב העתידי הרצוי של התרבות, הערכים וההתנהגויות של הארגון שלנו, וכיצד הם יתמכו ביעדים האסטרטגיים שלנו. המטרות שלנו צריכות להיות ספציפיות, ניתנות למדידה, ניתנות להשגה, רלוונטיות ומוגבלות, וצריכות להתאים לחזון שלנו. אנחנו צריכים לתקשר את החזון והמטרות שלנו לבעלי העניין שלנו בצורה ברורה, עקבית ומשכנעת, תוך שימוש בערוצים ובפורמטים שונים. אנחנו גם צריכים להקשיב למשוב שלהם, להתייחס לחששות שלהם ולערב אותם בתהליך התכנון.
זהו ומנפו את סוכני השינוי שלכם
מרכיב מרכזי נוסף בתוכנית שינוי התרבות שלנו הוא לזהות ולמנף את סוכני השינוי שלנו. סוכני שינוי הם אנשים שיש להם את היכולת, האמינות וההשפעה להניע ולתמוך בשינוי התרבות. הם יכולים להיות מנהיגים פורמליים או בלתי פורמליים, אלופים או מודלים לחיקוי, שיכולים לעורר, להניע ולהדריך אחרים בשינוי. אנחנו צריכים לגייס, להכשיר ולהעצים את סוכני השינוי שלנו לפעול כשגרירים ותומכים בשינוי התרבות. אנחנו גם צריכים לספק להם את המשאבים, הכלים וההכרה שהם צריכים כדי לבצע את תפקידיהם ביעילות.
תכננו ויישמו את התערבויות השינוי שלכם
השלב הבא בתוכנית שינוי התרבות שלכם הוא לעצב וליישם את התערבויות השינוי שלכם. התערבויות לשינוי הן הפעולות והפעילויות שתבצעו כדי ליצור ולקיים את שינוי התרבות הרצוי. הם יכולים לכלול הדרכה, אימון, חונכות, משוב, הכרה, תגמולים, מדיניות, תהליכים, מערכות, מבנים או סמלים. עלינו לבחור ולתעדף את התערבויות השינוי שלנו על סמך החזון, היעדים וניתוח בעלי העניין שלנו. אתם גם צריכים לתכנן ולבצע את התערבויות השינוי שלנו בצורה מתואמת וקוהרנטית, תוך שימוש במתודולוגיה של ניהול שינויים כגון ADKAR, Kotter, או Lewin.
עקבו והעריכו את התקדמות השינוי שלכם
השלב האחרון בתוכנית שינוי התרבות שלכם הוא לעקוב ולהעריך את התקדמות השינוי שלכם. ניטור והערכה חיוניים כדי להבטיח שהתערבויות השינוי שלכם מספקות את התוצאות הצפויות, וכדי לזהות ולטפל בכל פערים, בעיות או סיכונים שעלולים להתעורר. עלינו לבסס ולעקוב אחר מדדי הביצוע (KPI) ומדדים המודדים את ההשפעה והתוצאות של שינוי התרבות שלכם. אנחנו גם צריכים לאסוף ולנתח נתונים איכותיים וכמותיים ממקורות שונים, כגון סקרים, ראיונות, קבוצות מיקוד, תצפיות או ביקורת. עלינו לדווח ולמסור את התקדמות השינוי שלנו לבעלי העניין שלנו, ולחגוג ולתגמל את ההישגים שלנו.
