ערכו: אריה עמית ורז הייפרמן
מקור: McKinsey Digital
רקע
ככל שהעולם הופך ליותר דיגיטלי, הטכנולוגיה הופכת יותר ויותר לגורם המרכזי של יצירת הערך לעסקים. אבל כאשר חברות "מחדשות" את ה-IT שלהן, מתגלה סיכון שעלול לערער את המאמצים הללו, זהו “החוב הטכנולוגי. “הכוונה היא לפער משמעותי בין המצב הנוכחי של ארכיטקטורת מערך המידע הארגוני לבין המצב הרצוי והנדרש כדי לתמוך במודלים עסקיים ובתהליכים עסקיים דיגיטליים חדשניים תוך שילוב טכנולוגיות דיגיטליות מתקדמות. מקובל לכנות פער זה בשם "החוב הטכנולוגי" (Technology Debt), כלומר חוב שיש לטפל בו בהקדם כדי שניתן יהיה להנות מהיתרונות של הטכנולוגיות הדיגיטליות החדשות.
ניהול לקוי של החוב הטכנולוגי פוגע ביכולתן של חברות להתחרות. הסיבוכים שנוצרים ע"י מערכות ומיושנות עלולות להפוך את שילוב המוצרים והיכולות החדשים ליקרים לאין ערוך. האתגרים החבויים בארכיטקטורה מודרנית עלולים לעורר הפתעות שיגרמו לפרויקטים לחרוג מהתקציב ומלוחות הזמנים. חלק ניכר מזמנם של עובדי IT מושקע בניהול המורכבות הקיימת, במקום בחשיבה חדשנית על העתיד. ארכיטקטורות נתונים מבוזרות ולא אינטגרטיביות מונעות מעסקים לעשות שימוש מלא בניתוח מתקדם כדי לשפר את תהליכי קבלת ההחלטות שלהם.
בסקר שערכה חברת מקינזי בקרב מנהלי מערכות מידע התגלה כי 10 עד 20 אחוז מתקציב הטכנולוגיה המוקדש למוצרים חדשים מופנה לפתרון בעיות הקשורות לחובות טכנולוגיים. מטריד עוד יותר שמנהלי מערכות מידע העריכו כי החוב הטכנולוגי מסתכם ב-20 עד 40 אחוזים משווי כל המאגר הטכנולוגי שלהם לפני הפחת. עבור ארגונים גדולים, זה יכול להיות מתורגם למאות מיליוני דולרים של חוב שיש לשלם. 60 אחוזים מה-CIOs הרגישו שהחוב הטכנולוגי של הארגון שלהם עלה בצורה ניכרת בשלוש השנים האחרונות.
כמו בחוב פיננסי, מידה מסוימת של חוב טכנולוגי מהווה עלות בלתי נמנעת של עשיית עסקים, היא צריכה להיות מנוהלת כראוי כדי להבטיח את כדאיות הארגון לטווח ארוך. זה יכול לכלול "פירעון" של חובות באמצעות התערבויות ממוקדות בקפידה ובעלות השפעה גבוהה, כגון מודרניזציה של מערכות כדי להתיישר עם ארכיטקטורת היעד, פישוט ממשקי יישומים והפסקת שימוש באפליקציות ובמסדי נתונים מיותרים. חלק מהחברות מגלות שניהול פעיל של החוב הטכנולוגי שלהן עשוי לשחרר את אנשי המקצוע להשקיע עד 50 אחוז יותר מזמנם בעבודה התומכת ביעדים העסקיים.
המטרה היא לא להגיע לאפס חוב טכנולוגי. זה ידרוש הקדשת כל המשאבים לתיקון, במקום לבניית בידול תחרותי. וגם יקשה על האצה של פיתוח IT כאשר שיקולים אסטרטגיים או סיכונים דורשים זאת.
אז מהו חוב טכנולוגי?
דרך טובה להבין את החוב הטכנולוגי היא לחשוב עליו כבעל שני מרכיבים, בדומה לחוב פיננסי:
הקרן היא כל העבודה שצריך לעשות כדי לחדש את כל המאגר הטכנולוגי והיא כוללת דחיית תחזוקה או שדרוגים שמתחת לשכבת האפליקציה, שינויים כדי לעמוד בתקני נתונים ותוכנות מדף כלומר, התאמות שהארגון ביצע במהלך השנים בתוכנה, מעבר לנקודה שבה הספק המקורי יכול לספק תמיכה שוטפת בקלות.
הריבית היא מס המורכבות שכל פרויקט חדש משלם הנובע מהצורך לעבוד באמצעות שילוב נתונים קטוע מנקודה לנקודה או באצווה, להתאים נתונים לא סטנדרטיים וליצור דרכים לעקיפת הבעיה כדי להתמודד עם סיכונים ולעמוד בצרכים העסקיים. הפסדי חיכוך אלו מעכבים את המהירות והפרודוקטיביות לטווח ארוך של חברות ופוגעים בתקציבים ובהחזרים על ההשקעה הנוכחיים.
יחד, הקרן והריבית יוצרים פגיעה משמעותית בערך הארגון
ארגון שמוציא יותר ממחצית מתקציב פרויקטי ה-IT שלו על אינטגרציות ותיקון מערכות מדור קודם, צפוי להיקלע לספירלת חובות טכנולוגית שבה הוא משלם ריבית בלבד. לעומת זאת, ארגון שפועל בסביבת IT מודרניתויש לו מעט או ללא חובות טכנולוגיים, מסוגל להפנות כמעט את כל ההשקעה בטכנולוגיה שלו ליוזמות חדשות. רוב הארגונים יושבים איפשהו בין שתי הקצוות הללו.
מה מניע את החוב הטכנולוגי?
מעצם היותו ארגון פעיל הוא צובר רמה מסוימת של חובות טכנולוגיים; תמיד תהיה לו טכנולוגיה בגילאים שונים ממקורות שונים המשרתים מטרות שונות. אבל חוב טכנולוגי יכול להיות מונע גם על ידי פעולות או מחדלים מסוימים שהמנהלים יכלו לנקוט בצעדים כדי להימנע מהם ברגע שהם מודעים להם. הנה מספר "דגלים אדומים" שכדאי להיזהר מהם:
אסטרטגיה
כישלון בהבהרת האסטרטגיה העסקית הכוללת, הגדרת היכולות הדרושות ברמת הארגון, או קישור מפת הדרכים ליכולות אלו
התאמה לקויה בין IT לאסטרטגיה, עם אמצעים מוגבלים למדידת ההשפעה של יוזמות IT על השגת היעדים האסטרטגיים
חוסר התאמה בין התקציב לאסטרטגיה, הקצאת משאבים לא מסונכרנת עם ניהול הפורטפוליו וללא הסכמה לגבי אופן הערכת עלות הבעלות הכוללת
אינטגרציה טכנולוגית לא מסודרת במהלך מיזוגים ורכישות, המובילה למורכבות מיותרת, מערכות יתומות, מערכי נתונים מפוצלים וסיכונים מופרזים
מורכבות מוגזמת במוצרים עם שיעור גבוה של מוצרים מותאמים שניתן לפשט, תהליכים עם מעט או ללא סטנדרטיזציה בין מחלקות או עסקים המבצעים משימות דומות, או יישומים עם מספר אפליקציות המשרתות את אותה מטרה.
ארכיטקטורה
בעיות מדור קודם שממשיכות לייצר עלויות עבור הארגון
כשל בעדכון סביבות אירוח עבור יישומים, פלטפורמות תשתית ומסדי נתונים ושרתים עורפיים והמשך שימוש בגרסאות ישנות ולעיתים לא נתמכות ע"י יצרן החומרה/תוכנה (מעבר לענן)
תוכנה לא גמישה עם חבילות שבוצעו בהן התאמות רבות ייחודיות לארגוןגושים גדולים ומונוליטיים של קוד עם ממשקים גרועים המגבילים שימוש חוזר וחוקים עסקיים משובצים שקשה לשנות או לגשת לאפליקציה; ותשתית לא מספקת כדי להתמודד עם שיאי שימוש מבלי להאט את זמני התגובה.
שימוש לא מספק בגישות סטנדרטיות של שילוב מערכות, וכתוצאה מכך ריבוי של אינטגרציה מנקודה לנקודה בין יישומים
אי הסכמה על מודל נתונים עקבי, מוביל לאיכות נתונים ירודה, עלויות עולות, חוסר עקביות בגישה לנתונים וחוסר יכולת להעשיר נתונים במקורות חיצוניים
מדידת החוב הטכנולוגי Tech Debt Score (TDS)
החוב הטכנולוגי הוא די חבוי: אתה יודע שהוא קיים, אתה יכול להסיק את ההשפעה שלו, אבל אתה לא יכול לראות או למדוד אותו. עיכובים במוצר, סיכונים נסתרים, עלויות גדלות, ואפילו מהנדסים שעוזבים בתסכול הם חלק מהסימפטומים הנפוצים.
בתגובה לאתגר זה, יצרה חברת הייעוץ מקנזי את ה-Tech Debt Score (TDS), מדד פשוט שנותן לארגונים דרך מהירה לכמת את החוב הטכני שלהם ולהשוות את עצמם מול עמיתים. ציון זה עוזר לארגונים להבין במהירות את היקף הבעיה שלהן, לזהות מה יכול להיות מצב יעד אפשרי ולקבוע את התועלת הכלכלית המקבילה מ-TDS משופר.
ניתוח החוב הטכנולוגי של 220 חברות בחמש גיאוגרפיות ושבעה מגזרים שונים מגלה שיש מתאם משמעותי בין ה-TDS לביצועים העסקיים. לחברות באחוזון ה-80 של ה ‘TDS הצמיחה בהכנסות הגבוהה ב-20% מאלו שבאחוזון ה-20 התחתון וב-10% מהממוצע.
שיפור מדד החוב הטכנולוגי עוזר להפנות משאבים טכנולוגיים ליוזמות שמגדילות את ההכנסות. ארגונים בעלי ביצועים עסקיים טובים יותר, מסוגלים ומוכנים יותר לפרוע באופן יזום חובות טכנולוגיים, להפחית את הסיכון ולהבטיח את הדרך לביצועים טובים יותר לטווח ארוך יותר.לעומת זאת, ביצועים גרועים של TDS מובילים לצניחה של מאמצים כושלים למודרניזציה של ה-IT, וכתוצאה מכך להגדלת החובות הטכנולוגיים. לארגונים באחוזון ה-20 התחתון של TDS יש סבירות גבוהה יותר ב-40% שיבצעו מודרניזציות IT חלקיות או שיבוטלו מאשר לארגונים שנמצאים ב-20 האחוזים העליונים.
מהניסיון של חברת מקנזי, ביצועים גרועים אלו נובעים מחוסר הוודאות של ארגונים לגבי היכן להתחיל או כיצד לתעדף את מאמצי החוב הטכנולוגי שלהם. הם מוציאים סכומי כסף משמעותיים על מודרניזציה של יישומים שאינם התורמים העיקריים לחובות טכנולוגיים, למשל, או מנסים לחדש יישומים בדרכים שלמעשה לא מפחיתים את החוב הטכנולוגי. ארגונים באחוזון ה-10 התחתון של TDS, למעשה, משקיעים כמעט מחצית מההוצאות על שינויי IT שלהן (לעומת הוצאות על תחזוקה) באפליקציות שהם בסוף מחזור החיים שלהן.
נראה כי הוצאה יעילה לפירעון חוב טכנולוגי היא תוצר של קנה מידה ומיקוד. ארגונים באחוזון ה-20 התחתון משקיעים 50 אחוז פחות מהממוצע במודרניזציה לסילוק חובות טכנולוגיים. בנוסף, יש להם 40% יותר סיכוי לקבל תוכניות מודרניזציה טכנולוגיות לא שלמות או מבוטלות בהשוואה לאלו שנמצאים באחוזון ה-20 העליון.
כיצד לנהל את החוב הטכנולוגי שלכם?
למרות שמשתמשים לעתים רחוקות בניהול חובות טכנולוגיים באופן שיטתי. עדיין ניתן להפחית את החוב הטכנולוגי. הנתונים של חברת מקנזי מראים, למעשה, שאפילו ארגונים ותיקים יותר, שבהם אפשר להניח שהיה יותר זמן לסגירת חובות טכנולוגיים, יכולים לנהל אותם ביעילות. למעשה, יש מתאם קטן בין גיל הארגון לרמת החוב הטכנולוגי.
ה"מסעות" לתיקון החוב טכנולוגי ייראו שונה מאוד עבור ארגונים שונים, אך ניתן למצוא מספר שיטות עבודה נפוצות ומומלצות:
למדוד את הגודל והעלות של החוב הטכנולוגי. פיתוח שקיפות של החוב הטכנולוגי על ידי קבלת מידע מפורט ככל האפשר כדי לזהות מה מקורו ולכמת את השפעתו.
לתמחר את החוב הטכנולוגי לכל שירותי ה-IT. ברגע שלארגונים יש שקיפות לגבי החוב הטכנולוגי שלהם והם מסכימים על גודלו, הם צריכים לתמחר זאת בכל עבודות ה IT שלהם. המשמעות היא שלכל פיתוח IT ,עלות של החוב הטכנולוגי המתלווה נלקחת בחשבון. כתוצאה מכך, התשלום של היחידות העיסקיות עבור שירותי IT ישתנה באופן דינמי לאורך זמן בהתבסס על ההחלטות שהם מקבלים לגבי הגדלה או פירעון החוב הטכנולוגי.
להתאים את תוכנית השיקום. לארגונים עשויים להיות נתוני חוב טכנולוגיים דומים אך פרופילים שונים בתכלית. הם צריכים לפתח תוכנית לתיקון חובות טכנולוגית המותאמת לפרופיל הספציפי שלהם. יש מאפיינים מרובים המגדירים את פרופיל ה-IT של הארגון, כל אחד מצריך גישה שונה לטכנולוגיה ולצמצום חובות. ארגונים עם מערכות ליבה גדולות וישנות ה"עטופות" במגוון יישומים מודרניים, למשל, יצטרכו לתעדף תיקון יישומים ולתכנן מחדש את הארכיטקטורה שלהם. אלה עם תהליכי קצה רבים שחלקם ידניים, צריכים בדרך כלל להתמקד באוטומציה של עמוד השדרה התפעולי שלהם מאפס.
להקים מודל תפעולי לאופטימיזציה שיטתית של החוב הטכנולוגי. מדידת החובות הטכנולוגיים מספקת שפה משותפת המאפשרת לצד העסקי והטכנולוגי של הארגונים להחליט יחד על פשרות בין השקעה בהתבססות עסקית לעומת פירעון חובות טכנולוגיים. בפועל, משמעות הדבר היא לספק למנכ"ל ולדירקטוריון שקיפות לגבי העלויות האמיתיות של החוב הטכנולוגי וכיצד הוא משפיע על ההשקעות ב IT. לאחר מכן, ה CFO וה-CIO יכולים להסכים על סדרי עדיפויות, שבהם ה-CIO יכול להשתמש כדי לפתח אסטרטגיות עם הצוותים שלו כדי לטפל בחוב טכנולוגי.
לטפל בחוב הטכנולוגי בעזרת מודל תפעולי יעיל. לדוגמה, ארגונים שיש להם צוותים מתאימים לפלטפורמה יכולים להקצות באופן דינמי משאבים לטיפול בחובות טכנולוגיים בין יישומים. במקרה של מאמצים גדולים - החלפה מוחלטת או ביטול בלתי נמנע של מערכת גדולה, כגון מערכת תכנון משאבים ארגוניים (ERP) - ארגונים יכולים להקים מפעל מודרניזציה של יישומים. דיווחים על חיסכון ושיפורים ממאמצי הפחתת החוב הטכנולוגיים הללו מסופקים ל-CIO, לסמנכ"ל הכספים והמנכ"ל כדי ליידע ולעצב החלטות נוספות הקשורות לטכנולוגיה.
