חלק א'
מאת: עו"ד גדי אופנהיימר
במונח "ארגון" הכוונה לכל גוף העורך מכרזים מכוח חוק חובת מכרזים: תאגידים ממשלתיים, מוסדות להשכלה גבוהה וקופות חולים, וכן השלטון המקומי המחויב לערוך מכרזים מכוח פקודת העיריות.
המונח "דיגיטל" כאן משמש כשם כללי לשורת נושאי טכנולוגיה והיי טק לרבות, תוכנה, חומרה, מערכות מידע, תקשורת נתונים, אבטחת מידע, אינטרנט, סייבר, שירותי ענן ועוד - You name it.
המאמר נולד מתוך כך שדווקא מכרזים בתחום הדיגיטל נכשלים מידי פעם כישלון חרוץ ואינם מניבים את התוצאה המקווה. חלק מהמכרזים הכושלים נופחים את נשמתם טרם הגיעם לפרסום, וחלקם מושלך לפח בשלבים שונים לאחר שכבר פורסמו. מאמר זה ינסה להצביע על הגורמים לכך, ולהציע checklist לעורכי מכרזים בתחום.
"אם זה לא יהיה פשוט – זה פשוט לא יהיה" (וגם: more is less"")
מוטו זה הוא הרעיון המרכזי והחשוב ביותר בענייננו, והוא עובר כחוט השני לכל אורך המאמר. משמעותו היא שיש לעשות כל מאמץ על מנת להימנע מסיבוכים, התפלפלויות, כתיבה מרובה לשמה, והכנסת נושאים מיותרים לגמרי – תופעה די רווחת. אחד הגורמים הנפוצים לכך הוא "חריצות יתר" (בשפה מכובסת), אם של יועץ מקצועי חיצוני ששכר הארגון אד הוק, יוזם המכרז בארגון, יועץ משפטי, יועץ אבטחת מידע או יועץ אחר, ולעיתים שילוב של כמה מאלה.
הניסיון מלמד שכל מכרז על נספחיו יכול וצריך להתכנס לסדר גודל של עד 50 ע', לעיתים קרובות גם 30 ע' יספיקו, ולפעמים אף פחות מכך. רק מצבים חריגים שבחריגים מצדיקים היקף רחב יותר.
מעבר לכמות המלל חשובה לא פחות הקפדה על איכות המלל. כל משפט במכרז חייב להיות מנוסח בלשון ברורה, מדויקת וחד משמעית, עם מינימום מרווח לפרשנות או לספקות. המדד אותו אני מציע לבדיקה אם עמדנו במשימה הוא: אם נקבל בשלב השאלות והתשובות בכתב או לחילופין בכנס ספקים, יותר מ- 50 שאלות/בקשות הבהרה מהמציעים הפוטנציאליים – נכשלנו.
על המכרז להכיל רק הוראות, תנאים והתחייבויות. המכרז אינו טיוטה לספר, אינו עבודה סמינריונית, והוא אינו מיועד לשמש במה להפגנת ידע, הצהרת כוונות ומחשבות. לפיכך יש להימנע מלכלול בו קטעים בעלי אופי תיאורי וסיפורי שאינם תורמים דבר למימוש המכרז.
הצד השני של אותה מטבע הוא שאין לדרוש גם מהמציע לכתוב חלקים בהצעתו בהם הוא "יציין", "יציג", "יתאר", "יסביר", "יפרט", על עצמו, על המוצר שלו, על שיטות עבודתו והמתודולוגיה שלו, אלא בנקודות מאוד ספציפיות. למשל: רשימה מצומצמת של פרטים כלליים אודות הספק, פרטים על ניסיונו הרלוונטי ועל פרטי לקוחותיו העיקריים ואנשי הקשר אצלם. אבל תיאורים אחרים ארוכים – לא ולא. מתי כן? אך ורק כאשר המידע המבוקש הוא קריטריון או תכונה ספציפיים הנחוצים לצורך קביעת ציון האיכות, באותם מכרזים בהם לא רק המחיר הוא הבסיס להחלטה על הזוכה.
אחת הסיבות הנפוצות לקיום מכרזים המפריזים בדרישות מהמציעים להסביר, לתאר, לספר, להציג, לפרט, וכד', היא שהגורם היוזם בארגון אינו בטוח בהגדרת נשוא המכרז והחומר בכללו עדיין לא בשל במידה שתאפשר פרסום מכרז עם דרישות חד משמעיות. לא פעם אין בשלב זה ידיעה מספקת של הפתרונות הקיימים בשוק, לא מוכרים המודלים העסקיים הנהוגים בענף (למשל שיטות התמחור של רישוי תכנות), ולעיתים אפילו הצרכים של הארגון לא מוגדרים ברמה מספקת. מתוך כך נעשה לעיתים ניסיון להיבנות מההצעות לשם השלמת הפערים. ואולם הדרך הנכונה הבלעדית היא להשלים את הידע ואת המידע הדרושים לפני פרסום המכרז, במידת הצורך בסיוע יועץ חיצוני שיש לו את היכולת, הכלים, הדרכים והמומחיות לאתר ולהשיג את כל המידע הנדרש.
וכאשר למרות כל המאמצים מסתבר כי לא ניתן להשיג את המידע ההכרחי, כדאי יהיה לשקול קיום מהלך פורמלי מקדים של R.F.I - Request for Information.
תנאי סף
ייעודם של תנאי הסף לקבוע את הגופים שיהיו רשאים להגיש הצעות. על תנאי הסף להיות מנוסחים בקפידה כך שמצד אחד לא נקבע בלי משים דרישות מחמירות מידי שימנעו מספקים ראויים מלהשתתף, ומאידך לא נקבע דרישות מקלות מידי ונאפשר בכך השתתפות של ספקים קטנים, נטולי ניסיון, או לא ראויים מבחינות נוספות. במילים אחרות, אנחנו מחפשים מעין רשת דייג שהחורים בה בדיוק בגודל המתאים למקרה. כדי להגיע לכך על עורכי המכרז, להיות בעלי היכרות מעמיקה עם השוק בתחום הטכנולוגי נשוא המכרז, ולדעת למשל, מי הם השחקנים הפוטנציאליים, איזה מוצרים/פתרונות יש בנמצא, מהם המודלים העסקיים השוררים בתחום וכיו"ב. ללא ידע זה לא ניתן יהיה לתפור את הרשת המתאימה.
לא כל עניין ראוי ומתאים לקבל ביטוי כתנאי סף. חייבים לשקול היטב כל רעיון לתנאי סף, לוותר על חלק מהרעיונות ולהותיר רק מספר מצומצם של תנאי סף ברורים, חד משמעיים ורלוונטיים (5-6 תנאי סף מנוסחים היטב יספיקו כמעט בכל מכרז). חלק מהתנאים במכרזים מרובי תנאי הסף יכולים להימחק בכלל מגוף המכרז, וחלק אחר ניתן להשאיר כדרישות אשר יילקחו בחשבון במסגרת בדיקת איכות ההצעה.
הגדרה נכונה של תנאי הסף חשובה גם כדי להימנע מהצורך לשנות תנאי סף לאחר שהמכרז כבר פורסם. קורה שבמהלך לימוד השאלות של המציעים הפוטנציאליים בעקבות פרסום המכרז, מסתבר ש"פספסנו" משהו יסודי ויש הכרח לשנות את תנאי הסף. משמעות שינוי תנאי הסף בשלב זה היא פרסום מודעה חדשה בעיתון, ובדרך כלל גם מתן אפשרות חוזרת להגשת שאלות.
כנס ספקים
לאחר פרסום המכרז מתקיים שלב המאפשר למציעים פוטנציאליים לשאול שאלות הבהרה ולקבל תשובות מוסמכות. הדרך הנכונה לעשות זאת היא בכתב, והדרך השגויה היא לקיים כנס ספקים (אלא כאשר מתוקף נסיבות מאוד מיוחדות יש הכרח בסיור מציעים בשטח).
לכנס ספקים חסרונות בשני מישורים: האחד בנושא של אי תיאום, והשני בנושא רמת הדיוק בתשובות לשאלות הספקים.
אי התיאום:
לארגון אינטרס מובהק למנוע תמיד תיאום בין מציעים, והרי מקובל להחתים כל מציע בכל מכרז על תצהיר אי תיאום שעיקריו:
המחירים והכמויות המופיעים בהצעתי נקבע ועל ידי באופן עצמאי, ללא התייעצות, הסדר או קשרעם מציע אחראו עם מציע פוטנציאלי אחר, וללא שהמחירים והכמויות בהצעתי הוצגו למציע כזה.
המציע לא היה מעורב בניסיון להניא מתחרה אחר מלהגיש הצעה במכרז זה, או בניסיון לגרום לכך שמתחרה יגיש הצעה גבוהה או נמוכה יותר מהצעתי זו, או בניסיון לגרום למתחרה להגיש הצעה בלתי תחרותית מכלסוג שהוא.
ההצעה הוכנה בתום לב והיא לא נעשתה בעקבות הסדר כלשהוא עם מתחרה או מתחרה פוטנציאלי אחר במכרז זה.
וכאשר אנו במו ידינו יוזמים מפגש של הספקים אנו יוצרים כר נרחב לחילופי דברים בין הספקים, ומכאן הדרך לתיאום קצרה. קיום כנס ספקים גם מאפשר למשתתפים להסתכל סביבם וללמוד מי מהשחקנים בשוק לא מעוניין להשתתף במכרז, וכמובן גם מי כן משתתף. אפילו מידע זה כשלעצמו עלול להשפיע על שיקולי ומחירי מציעים אחרים.
רמת הדיוק של התשובות
גם אם המשיבים מטעם הארגון בכנס הספקים יהיו הרהוטים שבעובדים, תמיד יאמרו בכנס גם תשובות לא די חד משמעיות וברורות, ואזי הדברים יכולים להתפרש ולהיות מובנים למציעים שונים בדרכים שונות. תופעה זו נמנעת כאשר מתקיים הליך מסודר של שאלות ותשובות בכתב. במקרה זה כל שאלה נבדקת ומנותחת על ידי צוות טכני ומשפטי בארגון, וכל תשובה מנוסחת בקפידה.
חלק ב' של המאמר צפוי להתפרסם במגזין הבא
על המחבר: עו"ד גדי אופמהיימר, בוגר אוניברסיטת ת"א, עם הרבה שנות ניסיון בייעוץ משפטי לארגונים גדולים בתחום המחשוב בכלל, ובעריכת עשרות מכרזים בפרט. בוגר ממר"ם, שימש גם בתפקידי ניהול בחברות מחשבים ובבתי תוכנה.
לתשומת ליבכם/ן: מאמר זה על שני חלקיו הוא תמצית של מאמר מקיף ובו הרחבה משמעותית בנושאים המופיעים במאמר, כמו גם כמה נושאים נוספים שרק בשל קוצר היריעה לא מצאו מקומם במידעון.
קורא/ת אשר הדברים "דיברו" אליו/ה והמעוניין/ת לקבל במייל את המאמר המקיף, מוזמן/ת לשלוח דוא"ל למחבר ב- ogadi@bezeqint.net, או לפנות אליו לטל: 0505368019 (בשיחה, ווטסאפ או SMS)
