אריה עמית | יועץ אסטרטגי, חבר נשיאות הלשכה
תפקידו ואחריותו של "מנהל הפרויקט" הוא די מובן וברור מאליו. הם פשוט מנהלים פרויקטים. אבל לתובנה פשוטה זו פרשנות רחבה, במיוחד כאשר להצלחה בפרויקט משמעותי יש אחראים רבים.
מה גורם למנהל פרויקט להיות כה מוצלח? זו השאלה שמנהלי IT צריכים לשאול עצמם בבואם להעריך את פונקציית ניהול הפרויקט בארגון שלהם.
כאשר הם עומדים בפני גיוס מנהל פרויקט לארגון, נדרשים לשאלה, כיצד להבטיח שיהיה הטוב ביותר ולא להתפשר במספיק טוב.
הספרות המקצועית בתחום מזהה מספר תכונות בסיסיות נדרשות ממנהל פרויקטים בשלושה תחומים:
כישורי ניהול כמו מנהיגות, יכולת תקשורת, הובלה, תמיכה ועוד,
כישורים עסקיים כמו התמחות בשוק היעד, משא ומתן, ניהול סיכונים ועוד
וכישורים טכנולוגיים בתחומים הרלוונטיים לפרויקט
אבל בכך אין די, ניתן לזהות מאפיינים נוספים של מנהלי פרויקטים ב IT מצליחים, אותם ראוי לטפח באופן פעיל בפיתוח המקצועי שלהם.
1. להכיר היטב את האנשים
מנהל פרויקט מספיק טוב מקצה, בדרך כלל, משאבים למשימות שהוא נדרש להשלים. למשאבים אלה הוא מוסיף שמות של עובדים ומשבצם בהתאם למשאבים. מנהל פרויקט מוצלח מכיר את האנשים שעובדים במסגרת הפרויקט שבאחריותו כ"אנשים" - כבני אנוש אמתיים ולא רק כ"משאבים".
מנהלי פרויקטים מוצלחים משקיעים זמן כדי ללמוד על חברי הצוות שלהם ברמה האישית. ברגע שהם מבינים מה מניע כל חבר צוות לקדם את המשימה, הם יכולים להשתמש בכך כדי להניע את הצוות כולו ולהתאים את תהליכי העבודה שבפרויקט טוב יותר לחברי הצוות שלו. מבדיל עיקרי בין מנהל פרויקט מצטיין לבין כל מנהל פרויקט מוסמך אחר הוא היכולת שלהם להתייחס לאנשים כבני אדם ולא למשאבי אנוש.
2. לדעת לגבש אנשים לצוותים
לאחר שדאגנו להפריד בין משאבים ואנשים, האתגר הבא הוא לגרום להם לעבוד כצוות מאוחד המתמודד יחד עם אתגרי הפרויקט, מתגבר על קונפליקטים ואיומים.
צוותי פרויקטים מגובשים מתמודדים טוב יותר גם מול בעלי העניין, ומול לקוחות הפרויקט, ומסייעים אף להם להתמודד עם השינוי שהפרויקט צפוי לחולל ועם סדרי עדיפויות מתחרים ונקודות מבט מנוגדות ע"י בניית אימון וביטחון בצוות.
3. לרכוש ידע רלוונטי מגוון
מנהל פרויקט מוצלח יכול לעשות יותר מאשר רק לנהל את הפרויקטים. עליו להפגין ידע מגוון במקצועות העיסוק של הצוות כמו סוגיות טכנולוגיות, הבטחת איכות, הבנת התחום העסקי של הלקוח ועוד. עליו להשקיע בלימוד העבודה ו / או הטכנולוגיה של הקבוצה במהלך ביצוע הפרויקט, לשאוף להיות חלק מהצוות, ולספק ערך על ידי זיהוי סיכונים מוקדמים והסרת מכשולים לאורך כל הפרויקט.
4. לתכנן בתנאי אי-ודאות
כאשר מתארים מנהל פרויקטים שומעים, לא פעם, מונחים כמו "מתכנן גדול" ו "מאורגן היטב". אכן, מישהו צריך להיות מסוגל לראות את הפרויקט מתחילתו ועד סופו. אבל להתמודד, להסתגל ולהתאים בכל פעם שמשהו משתבש לאורך הדרך.
בפרויקטים גדולים, יש הרבה יותר אי ודאות. הפרויקטים לעולם אינם מתקדמים כמתוכנן. מנהל הפרויקט צריך להיות מסוגל להוביל באופן יעיל בסביבה דינמית לשמור להתמקד בסדרי העדיפויות.
כל יום הוא אתגר חדש, במיוחד בעולם הטכנולוגיה, בעיות בלתי צפויות - במיוחד מהצד הטכנולוגי - יכולות להתרחש כל יום, ועל מנהל הפרויקט להתמודד עם כולן ולמצוא פתרון חדש עם הצוות שלו כאשר יש צורך בכך.
5. לפתח "פרנויה" בריאה
לרוב מנהלי הפרויקטים יש רמה של "פרנויה" בריאה בנוגע ללוחות הזמנים לביצוע הפרויקטים ולתקציבים שלהם. היא מניעה אותם להעריך מחדש את ההתקדמות מזוויות שונות ולשאול שאלות מראש שלעתים קרובות חושפות בעיות שבדרך כלל היו מפריעות לפרויקט.
6. לחשוב כמו יזמים
התיאורים של מקומות עבודה מלאים היום במשפטים כמו "יזמות עצמית" או "מוטיבציה גבוהה". המוטיבציה חשובה במגוון רחב של מקצועות, אבל זה הפך למונח נדוש. ניסוח מחדש ובאור אחר של המוטיבציה למנהל הפרויקט מדגישה את היחס לפרויקטים שלהם כמו עסקים לעצמם.
מנהל פרויקט הוא קרוב משפחה של מנהל המוצר - נוהג כמו יזם פנימי אשר בונה צוותים בתוך החברה. ומי שמוסיף לבנות מוצרים נהדרים ולנהל צוותים למטרה זו יהיה השלמה מצוינת לצוות ראוי.
