פורטל ידע

עקרונות מנחים למשא ומתן אפקטיבי


 
מאת: רמי שטיינפלד | מומחה למשא ומתן, מגשר ובורר
 




תקציר:

אחת המכשלות הנפוצות בניהול משא ומתן היא עודף ביטחון עצמי שעלול להביא להכנה לא מספקת לקראת התהליך. כדי למנוע כשלים במשא ומתן הנובעים מעודף ביטחון עצמי ומהכנה לקויה של התהליך, עלינו להבין שלתופעה זו של עודף ביטחון עצמי עלולה להיות השפעה שלילית על יכולת השיפוט ותהליכי קבלת החלטות שלנו. חוקרים מבית הספר למשא ומתן של אוניברסיטת הרווארד[1], מצביעים על ארבעה עקרונות חשובים ופשוטים כיצד ל"נהל" את עודף הביטחון העצמי, להתכונן כהלכה, ולאפשר בכך תהליך משא ומתן אפקטיבי ומוצלח.


העיקרון הראשון: ההכנה היא קריטית. אסוף מידע איכותי

בתהליכי משא ומתן מורכבים ובסיכון גבוה, יש לנו לעיתים נטייה להתכנס בתוך עצמנו. התכנסות זו היא סוג של הסתכלות פנימה על עצמנו ועל האתגרים שלנו בתהליך – מעיין התבוננות במראה ולפעמים אפילו קצת רחמים עצמיים מהסיטואציה המורכבת והקשה. דינמיקה זו עלולה להשפיע על המאמץ אותו אנו משקיעים בלמידה של הצד השני לתהליך. אנו כל כך עסוקים בעצמנו ובבעיות שלנו שלפעמים "שוכחים" שיש צד שני למשא ומתן.

חוסר במידע איכותי, מעמיק ואמין על הצד שמולכם יכול להוות חיסרון משמעותי בניהול התהליך. איסוף המידע הוא חלק משמעותי מההכנה לקראת התהליך אולם בתהליכים מורכבים המתמשכים על פני זמן רב עלינו להתעדכן ולאסוף מידע איכותי באופן רציף.


ככל שנדע יותר על הצד השני, על העמדות והאינטרסים שלו, על הצרכים, הקווים האדומים והאילוצים שלו, כך נוכל ליצור יתרון יחסי בתהליך. כדאי לזכור שבניית התמונה על הצד השני אינה רק איסוף מידע מהעולם הדיגיטלי המקוון. המידע קיים אצל קולגות, עמיתים ומתחרים. חלק חשוב מאיסוף המידע הוא היכולת להקשיב לצד השני תוך כדי התהליך, לשאול שאלות ולהקשיב לתשובות ולהיות כל הזמן עם אצבע על הדופק בעדכון התמונה של הצד השני.


העיקרון השני: חשב מסלול מחדש – היפכא מסתברא

האופן בו אנו רואים את תהליך המשא ומתן לוקה לעיתים בהטיות BIAS הנובעות מנקודת המבט הסובייקטיבית שלנו. הטיות יכולות לגרום לשיפוטיות כלפי הצד השני ולעיתים לקביעת דעה מוקדמת עוד לפני ששמענו מה יש לצד השני לומר. לאורך כל התהליך נסו להפריך את הדעות הקדומות. נסו להניח הנחות הפוכות לחלוטין. נניח שאתם מתראיינים למקום עבודה ונראה לכם שאתם המועמדים היחידים למשרה והמעסיק הפוטנציאלי אינו מראיין אף מועמד חוץ מכם. זוהי הטיה. נסו לחשוב במקביל מה יקרה אם המעסיק הפוטנציאלי מראיין במקביל הרבה מועמדים נוספים למשרה הנכספת. האם הנחה זו תשנה את האופן בו תנהלו את התהליך ואת טקטיקת המו"מ שלכם מול אותו מעסיק?


אנו נוטים להניח הנחות מוקדמות פעמים רבות ועל בסיס הנחות מוקדמות אלו אף לקבוע את עמדתנו. הנחות מוקדמות הן הכרחיות ואינן פסולות באופן בסיסי. אולם כדי להעשיר את האפשרויות העומדות לפנינו בתהליך המו"מ, עלינו לנסות לאושש ובעיקר להפריך הנחות אלו. בדיקה מחודשת של הנחות היסוד, ויותר מכך, הנחת הנחות הפוכות לחלוטין מהנחות היסוד שלנו יפתחו בפנינו מנעד חדש ורחב של אפשרויות שלא הכרנו קודם.


שימוש בטקטיקת זו תסייע לנו להניח הנחות חדשות, לבדוק אותן, לשאול שאלות נוספות את הצד השני ובכך לסייע למשא ומתן מוצלח יותר.

העיקרון השלישי: מצא לך את פרקליטו של השטן Devil’s Advocate

לרוב האנשים יש נטייה לאהוב לשמוע דעות הדומות לדעות שלהם. אנשים מפרשים כמחמאה את העובדה שמישהו אומר להם שהם צודקים, שדעתם נכונה. דר' מיכה גודמן בספרו "מהפכת הקשב: העידן הדיגיטלי - השבר והתיקון" מתאר ומסביר באופן מדהים את תופעת הסגירות המחשבתית שנגרמת כתוצאה מהרצון שלנו להקשיב ולראות סביבנו אנשים הדומים לנו. בעולם המשא ומתן, תחושת הנוחות הנובעת משמיעת עמדות הנוחות לנו יכול להיות הרת אסון. לפני תחילת תהליך המו"מ ובמהלכו, חפשו אנשים קרובים אליכם שיהיו ה"איפכא מסתברא" שלכם. אם אתם המנהלים הבכירים, זו עשויה להיות מטלה מורכבת אבל התעקשו על כך. באווירה הנכונה, גם הכפיפים שלכם יוכלו למלא את התפקיד הזה. המקצוענות מחייבת קבלת החלטות המבוססת על מידע איכותי ולא על מידע שיגרום לכם להרגיש טוב.

כדי להעשיר את השיח הפנימי שלכם, לדון באופציות שיכולות להיראות לא רלוונטיות בהתחלה אתם חייבים לעודד את הסובבים לכם להיות ביקורתיים כלפיכם ולא לגרום להם לנסות ולרצות אתכם.


העיקרון הרביעי: לא הביישן למד

משא ומתן הוא תהליך לחוץ ומלחיץ שיוצר לעיתים עומס נפשי ורגשי. אנשים רבים ינסו מלכתחילה להימנע להיכנס לתהליך של משא ומתן הדורש את אותם משאבים נפשיים. ידוע ומפורסם המשפט של בני מרשק שהיה קצין וחינוך והסברה בפלמ"ח שציטט מדבריו של גנרל בצבא האדום: "כשקר לך ויורד עליך גשם, גם לאויב קר ויורד עליו גשם". כדאי לזכור שאותו לחץ קיים גם אצל הצד השני.


אחת הדרכים האפקטיביות ביותר להפגת הלחץ הזה ולקידום המו"מ הוא היכולת לשאול שאלות את הצד השני. תופתעו לגלות כמה מידע חשוב ורלוונטי אפשר לקבל משאלה פשוטה לכאורה. הפילוסוף והסופר הצרפתי וולטר אמר: "שפוט אדם לפי השאלות שלו, ולא לפי תשובותיו". עליכם להשקיע מחשבה בשאלות שתבחרו לשאול. ככל שתפתחו את יכולת שאילת השאלות תגלו שאיכות התשובה תלויה פעמים רבות האופן בו מנוסחת השאלה. שאלות נכונות ופתוחות יגדילו באופן ניכר את הסיכוי לקבלת מידע רלוונטי לתהליך.


דמיינו לעצמכם שני עובדים שקיבלו משימה זהה. האחד מביע עניין ומוכנות לבצע את המשימה, שואל שאלות שיעזרו לו להבין את המשימה ולקבל את התוצאה שהמנהל רוצה: עד מתי צריך לבצע? איזה מידע חשוב? שאלות שבהן תלויה ההבנה של אותו עובד את המשימה. העובד השני שומע את המשימה, השיב ישר "טוב", רשם את המשימה בפנקס והלך לבצע אותה. הוא רוצה להיראות בטוח בעצמו בלי לשאול יותר מדי שאלות. החשש שלו מצמיח פחד ממה שיחשבו עליו ואיך הוא ייראה.


סביב שולחן הדיונים, אל תחששו לשאול כל שאלה רלוונטית שיכולה לקדם אתכם. אין שאלות מטופשות.


 

על המחבר:

רמי שטיינפלד – מומחה למשא ומתן, מגשר ובורר בעל תואר שני במשפטים. ניסיון של למעלה מ- 30 שנה בשיווק ומכירות בינלאומי בהייטק, הבנה רב תחומית וניסיון רב בתהליכי משא ומתן מורכבים.