פורטל ידע

מכרזי דיגיטל - הלכה למעשה – checklist

חלק ב'

מאת: עו"ד גדי אופנהיימר


 


שקלול איכות עם מחיר

  • בחלק מהמכרזים נקבע כי לצורך השוואת ההצעות ובחירת ההצעה הזוכה, יינתן מעבר למשקל המחיר גם משקל לקריטריונים של איכות. במכרזים אלה קיימת חובה לפרסם מראש את היחס בין המחיר לאיכות (בדרך כלל 20% מחיר ו- 80% איכות או 30/70, לעיתים רחוקות 40/60, ובמקרים חריגים במיוחד 50/50).

  • הכנסת האלמנט האיכותי למשחק לצורך השוואת ההצעות ובחירת הזוכה מסבכת מאוד את ההליך המכרזי, וזאת כבר בשלב הגדרת הקריטריונים של האיכות, וכן בהמשך בעת תהליך הניקוד של ההצעות.

  • כאשר מחליטים לכלול את מרכיב האיכות, על כל קריטריון של איכות להיות מוגדר באופן מדויק וחד משמעי באופן שיאפשר מדידה וניקוד אובייקטיבים. אין מקום לקריטריונים סובייקטיביים שאינם מדידים כדוגמת "התרשמות מההצעה/הפתרון" או "התרשמות ממידת הידידותיות למשתמש" וכד'. כמו כן אין מקום לדרוש בנושא זה מהמציע להרחיב בתיאורים, פירוטים והסברים – שכן הדבר לא יאפשר שום נוסחת ניקוד ברורה ואובייקטיבית.

  • על כל מכרז בו יש משקל גם לאיכות לכלול טבלה אותה מקובל לכנות מפ"ל - מסמך פנימי לבדיקה. הטבלה מפרטת שורה אחר שורה כל תכונה/קריטריון אשר יקבלו ציון/ניקוד, מפרטת את משקלה של כל שורה לצורך חישוב האיכות הכולל של ההצעה, ועליה לפרט גם את דרך חישוב הציון. על פי הדין כל אלה חייבים להיות מפורטים מראש במסמכי המכרז בשקיפות מלאה. בנוסף, מומלץ שיהיה מספר מצומצם של שורות – סדר גודל של כ- 7 שורות המגדירות תכונות/קריטריונים מהותיים ועיקריים, ולעיתים ניתן להסתפק אף בפחות. ואולם אין ליצור טבלאות של עשרות שורות, שכן הדבר ישאיר לכל תכונה או קריטריון רק שבריר האחוז במשקל הכללי, דבר שימנע להבדיל בין קריטריון מהותי במיוחד לבין קריטריון קצת פחות מהותי.

  • לא פחות חשוב שתהליך הניקוד בפועל וקביעת הציונים ייעשה בצורה מסודרת, על ידי צוות מעריכים (ולא אדם יחיד), כאשר התהליך מתועד באופן מלא. רק כך יתאפשר מתן מענה מבוסס לכל טענה או תביעה שעלולים להיות מוגשים על ידי מציע מאוכזב בהמשך.

  • המלצתי היא לשקול היטב בכל מכרז קונקרטי אם לא ניתן להסתפק במרכיב המחיר ולוותר כליל על המרכיב המסובך של האיכות – בהרבה מצבים זה עדיף.

מכת הגדרות

בפסק דין בריטי נאמר כי "כשבית המשפט נתקל בפיל הוא יודע לזהות כי לפניו פיל מבלי שיזדקק לשום הגדרות או תיאורים של החיה". ומישהו אחר (הפעם באמריקה), אמר כי "אם אני רואה עוף שנראה כמו ברווז, הולך כמו ברווז, ועושה קולות של ברווז – אני יכול לקבוע בוודאות שזה ברווז". ולמרות זאת חזון נפרץ במחוזותינו הוא קיום טבלת הגדרות ארוכה כאשר 90% מהן מיותר לגמרי. הנה דוגמה לכמה הגדרות שהשמטה של כל אחת ואחת מהן לא היתה גורעת דבר מהמכרז:

"ועדת המכרזים – ועדת המכרזים של ..." [שם הארגון מוציא המכרז] (וכי לא ברור בלי שום ספק שאם המכרז הוא של אוניברסיטת X, אז גם וועדת המכרזים היא של אותה אוניברסיטה ולא וועדת המכרזים של עיריית נוף הגליל למשל?)

"מציע - מגיש הצעה בהתאם למסמכי המכרז" (וכי לא ברור מיהו המציע? או שרצו למנוע שנחשוב שזה החדרן המציע את המיטות במלון)

"המציע הזוכה - המציע שהצעתו תוכרז על ידי ועדת המכרזים כהצעה זוכה במכרז" (וכי איזה אפשרות אחרת יכולה לעלות על דעת מישהו?)

"פרטי ההצעה - התייחסותו המפורטת של המציע לכל סעיף במסמכי המכרז הטעון השלמה או התייחסות. כל הנספחים, המסמכים, המצגות, התשריטים, התרשימים, המפרטים, האישורים, ההצהרות וכיוצ"ב אותם יצרף המציע במסגרת המכרז יהוו חלק מפרטי ההצעה" (ואם נשמיט הגדרה זו יעלה על דעת מישהו שכל הגודי'ס האלה הם לא חלק מההצעה?)

"דין - כל החוקים, התקנות, הצווים, הכללים, פסקי הדין וההלכות המשפטיות, הפקודות, תקנים מחייבים, חוקי עזר, צווים מנהליים, והוראות מחייבות של רשות מוסמכת, והכול בין אם נזכרים במפורש בהסכם זה ובין אם לאו, וכן כל תקינה מקומית אחרת לה מחויב הספק, והכול כפי שיתוקנו או ישונו מעת לעת" (וללא הגדרה זו, או כל הגדרה אחרת שהיא, תיתכן סיטואציה בה יהיה ספק מהו "דין")


קנסות פיגורים

מוצע שלא להפריז במס' המכרזים שיכללו סעיפים של פיצויים מוסכמים בגין אי עמידה ברמת שירות נדרשת, ובטח שאין לסבך סעיפים כאלה בנוסחאות מתמטיות מרשימות אך לא ישימות. בלא מעט מכרזים נעשים ממש עבודות דוקטורט על הנושא, ולהלן דוגמה (ומהקטנות שבהן): "קנס על אי עמידה במדד איתור תקלה בתקופת מדידה של שנה מבוקשת רמת שירות של 88%

  • מנת חריגה שעה ו- 45 דקות. איחור קצר יותר יושמט.

  • קנס בשל מנת חריגה 1,200 ₪

  • אבחון תקלה יימדד משעת פתיחת אירוע עד הגעת האבחון לארגון (בשיחה עם אחמ"ש בארגון או ב e-Mail במבנה קבוע ומוסכם מראש על שני הצדדים).

  • ביאורים ואופן החישוב:

  1. במהלך שניים עשר חודש נפתחו 10 אירועי שגיאה, 8 מהם זמן אבחון התקלה היה פחות מ-240 דקות, כאן לא חל אירוע קנס.

  2. בשנה האחרונה נרשמו 20 מקרי תקלה, ב- 3 מהם משך זמן לאבחון היה 4:50, 6:40, 8:25. במצב זה רמת השירות בפועל עמדה רק על 68% ולכן חל אירוע קנס. עבור תקלה שנמשכה 4:50 אין צבירת קנס. לעומת זאת עבור אירוע שנמשך 6:40 יש חריגה במנת חריגה אחת ובגינו חל קנס של 1,400 ₪, עבור האירוע שנמשך 8:25, יש חריגה של 2 מנות חריגה ובגינו יחושב קנס של 2,800 ₪. סה"כ קנס של 4,200 ₪.

והרי איש לא יצליח לגבות משום ספק סורר ולו 1 ₪ בהסתמך על האמור. מישהו מסוגל בכלל לעקוב ולמדוד אי פעם דברים כאלה? אז מה הרבותא?

עם זאת לעיתים כן נחוץ להגדיר פיצויים על אי עמידה ברמת שירות, לדוגמה כאשר ספק מפעיל עבור הארגון מוקד שירות או מוקד הזמנות המשרת מאות אלפים או מיליוני לקוחות, מצב בו חיוני לארגון להבטיח שהספק יעמוד בזמני מענה מוגדרים מראש לקריאות טלפוניות. וכדי להשיג זאת נדרשים אמצעי בקרה, מנגנוני מדידה (לא מסובכים מידיי), וכלי תיעוד של המתרחש בזמן אמת, כלים שיאפשרו את החיוב בפועל של הזוכה בפיצויים מוסכמים על חריגות. אבל בבקשה לא אוטומטית בכל מכרז או חוזה, ואפילו אם אלה מכתיבים דרישה של רמת שירות מסוימת לתחזוקה (SLA). לא כל SLA חייב להיות מלווה בסעיפים של פיצויים מוסכמים – כלל וכלל לא.


ערבויות בנקאיות

מעטים המקרים בהם בעלי תפקידים בארגון אינם מבקשים לכלול במכרז דרישה לקבל מהספקים ערבות בנקאית (הגשה+ביצוע). אולי יש גם מצבים מיוחדים בהם יש לכך הצדקה, ואולם בהרבה מאוד מקרים כל דרישת הערבויות מיותרת ואינה תורמת דבר. הדרישה לערבות הפכה לעניין די אוטומטי, לעיתים בשל נהלים של יחידות הכספים בארגון, או סתם מכוחו של הרגל. ואגב, איני זוכר ולו מקרה אחד בו חולטה ערבות על ידי ארגון כלשהו במכרז דיגיטל. אם כך לשם מה כל הטורח, ההוצאות והזמן הכרוכים בערבויות? ואני מודע לטיעון שעצם קיום הערבות מהווה "שוט" מעל ראשי הזוכה (אם כי ספק אם הערבות היא האמצעי האולטימטיבי לצורך הבטחת קיום התחייבויותיו).

ועוד בעניין ערבות ההגשה: ערבות ההגשה חייבת להיות מוגשת במצורף להצעה במועד הגשתה, וכמעט תמיד בנוסח המוכתב על ידי הארגון. אירעו כבר לא מעט מקרים בהם כתב הערבות שהוגש לא התאים בדיוק לנוסח הנדרש, בשל כך שלכל בנק יש את הנוסחים הקבועים והסטנדרטיים שלו, ואלה לא בהכרח זהים לנוסח המוכתב במכרז, או בשל טעות סופר של מי שהכין את כתב הערבות בבנק. במצבים אלה הארגון חייב על פי הדין לפסול את ההצעה. התוצאה היא שמסיבה לא עניינית נפסלת הצעה שמכל יתר הבחינות היא אולי ההצעה הטובה והרצויה ביותר לארגון, ותסכימו שזה אבסורד מוחלט.


אין עדיין שום צורך לשכתב את דיני החוזים

דיני החוזים של מדינת ישראל הם מצוינים, בהיותם תולדה של עבודת חקיקה יסודית ומקצועית. חוק החוזים (חלק כללי), התשל"ג – 1973 וחוק החוזים (תרופות בשל הפרת חוזה), התשל"א – 1979, מטפלים היטב בכל הנושאים הקשורים בכריתת חוזה, באופן ביצועו, במצבים של הפרה, בסעדים העומדים למי שנפגע מהפרתו, ועוד. על בסיס מוצק זה נוספו במהלך השנים גם תקדימים רבים של בית המשפט העליון, כך שהחוקים בתוספת הפסיקה נותנים מענה כמעט לכל מצב. לפיכך בד"כ אין שום יתרון ל"ניפוח" נוסף של המכרז על ידי כתיבת פסקאות שלמות המגדירות מהי הפרה, איך ניתן לתקן הפרה, מהי הפרה יסודית ומהי הפרה בלתי יסודית, מה יהיו התרופות והזכויות של הצד הנפגע מן ההפרה, באיזה נסיבות תתבטל ההתקשרות, איזה כספים מותר לקזז, מתי מותר לעכב דברים של הצד השני, ועוד כהנה וכהנה. ולקראת סיום משפט הלקוח משיר של ג'ון לנון מ- 1980 בשםBeautiful Boy: Life is what happens while you are busy making other plans""


אמרה זו מאוד רלוונטית למכרזים וכן לחוזים בכל התחומים, ולאו דווקא בתחום הדיגיטל. לעיתים קרובות עורכי המכרז או החוזה מאמצים את מוחם בניסיון לחזות ולהגדיר מראש מענה לאין סוף אפשרויות ותרחישים כדי לכסות "הכול". בוודאי שנכון לנסות ולפתור מראש התפתחויות וקשיים סבירים ונפוצים, אבל הכול במידה. הניסיון לחזות מראש כל התפתחות שהיא, ולא פעם בהשפעת אירוע מאוד חריג שקרה בארגון פעם אחת בלבד, אינו תורם דבר לבד מהגדלת נפח המסמך וסיבוכו. שהרי לא אחת הכותב מכביר מילים, סעיפים ופרקים שלמים כדי לענות על מצבים היפותטיים שהסבירות שיקרו היא אפסית, וזאת כאשר בפועל החיים מזמנים משהו לגמרי אחר, ומה שמתרחש בסוף זו דווקא האפשרות שלא כוסתה.

 

לתשומת ליבכם/ן: חיבור זה על שני חלקיו הוא תמצית של מאמר מקיף ובו הרחבה משמעותית בנושאים המופיעים בחיבור, כמו גם כמה נושאים נוספים שרק מחמת קוצר היריעה לא מצאו מקומם במידעון.


קורא/ת אשר הדברים "דיברו" אליו/ה והמעוניין/ת לקבל במייל את המאמר המקיף, מוזמן/ת לשלוח דוא"ל למחבר

ב- ogadi@bezeqint.net, או לפנות אליו לטל: 0505368019 (בשיחה, ווטסאפ או SMS)